Löytävää työtä tekevä ammattilainen tarvitsee avointa ja piilossa olevaa tapahtumatietoa.

Löytävää työtä tekevä ammattilainen tarvitsee työssään avointa ja piilossa olevaa tapahtumatietoa. Piilossa olevalla tapahtumatiedolla tarkoitan sellaisten tapahtumien tietoja, joita ei haluta jakaa julkisesti, mutta niiden tapahtumien tietoja halutaan hallita samassa palvelussa kuin muut tapahtumatiedot esim. tiedottamisen tai raportoinnin takia.
Tapahtumatietojen hallintapalvelusta pitää siis löytyä parametri tapahtuman näkyvyyden hallintaan.

Miten ammattilainen voisi hyödyntää avointa ja piilossa olevaa tapahtumatietoa?

Ammattilainen voi ehdottaa tietojen perusteella läheltä sopivaa toimintaa tai sopivia ryhmiä löydetyn elämään. Sopivasta toiminnasta osa voi olla ns. piilossa, mutta jos ammattilaisella olisi myös piilossa olevaan tietoon pääsy niin hän voisi kokeilla löytää kaikkia hyödyntävää ratkaisua.

Miksi tapahtumat halutaan pitää piilossa?

Syitä miksi jotkut tapahtumat halutaan pitää piilossa ovat esimerkiksi tilan rajallisuus,sisäpiirin tapahtuma tai ryhmä on jo täynnä. Toki ryhmän ollessa täynnä pitää kiinnostusta hyödyntää tarjonnan kasvattamiseen tavalla tai toisella esim. ottamalla potentiaaliset osallistujat jonoon ja kertomalla päättäville tahoille kiinnostuneiden jonoista.

Kuntalaisaloitteeni ”Varmennekorttiin perustuva tunnistauminen…” keräsi vuodessa vain viisi osallistujaa

Julkaisin 9.3.2015 ”Varmennekorttiin perustuva tunnistauminen käyttöön Tampereen kaupungin sähköisissä palveluissa” kuntalaisaloitteen. Lähetin kuntalaisaloitteen kuntaan tänään 14.3.2016. Aloite keräsi vuodessa viisi(5) osallistujaa.

Tällä hetkellä tilanne on, että perusterveydenhuollossa varmennekortti on käytettävissä, mutta hammashoidon sähköisessä asioinnissa ei ole. Kummassakin palvelussa Vetuma hoitaa tunnistautumisen käsittelyn, joten sekään ei selitä miksi palveluissa on eroa.

Saa nähdä mitä aloite saa aikaiseksi kunnan hallinnossa. Jos ei muuta niin tulipahan kokeiltua.

9.7.2018 lisäys:
Tampereen kunta vastasi 8.6.2018 seuraavasti:

Julkisen sektorin vuoden 2017 loppuun asti käytössä ollut Vetuma-tunnistusratkaisu on korvattu suomi.fi-tunnistamisen palvelulla. Jokaiseen kaupungin sähköiseen asiointipalveluun, jossa suomi.fi-tunnistaminen on käytössä (mm. hammashoito) on mahdollistettu kaikki kirjautumistavat (tupas-verkkoasiointitunnukset, mobiilivarmenne sekä varmennekortti).

Tapahtumatiedot ja esteettömyystiedot samassa näkymässä, parantaisiko esteettömyystietojen kattavuutta?

Helsingin kaupunki tarjoaa uudessa palvelukartassa toimipisteiden esteettömyystiedot vakioidussa muodossa. Samat tiedot on saatavilla myös avoimen rajapinnan kautta.

Mitä jos esteettömyystiedot yhdistäisi tapahtumatietojen kanssa samaan näkymään?

Siitä seuraisi oikein mukavia asioita, jos esteettömyystiedot olisi saatavilla avoimen rajapinnan kautta.

Hyödyt:

  • Tapahtumatietojen syöttäjien ei tarvitse itse huolehtia tapahtumapaikan esteettömyystietojen syöttämisestä.
  • Esteettömyystiedot olisivat yhtenäisemmät.
  • Tapahtumapaikkojen esteettömyystietojen kattavuus paranisi, sillä tapahtumapaikan omistajalle esteettömyystietojen puuttuminen on huonoa mainosta niin se motivoisi omistajaa hoitamaan tiedot kuntoon. Voisiko jopa yhdenvertaisuuslaki velvoittaa hoitamaan esteettömyystiedot kuntoon?

Alla kuvakaappaus tapahtumapaikan esteettömyystietojen puuttumisesta Helsingin palvelukarttapalvelussa 11.3.2016:

Helsingin Musiikkitalon esteettömyystiedot Helsingin uudessa palvelukarttapalvelussa 11.3.2016, esteettömyyskohdassa lukee "Toimipiste ei ole toimittanut esteettömyystietoja"
Helsingin Musiikkitalon esteettömyystiedot Helsingin uudessa palvelukarttapalvelussa 11.3.2016

Puuttuvien esteettömyystietojen täydentämisessä voisi hyödyntää pelillistämistä, jolloin myös osallistuja hyötyisi aktiivisuudesta esim. referenssinä.

Miten asiassa pitäisi edetä?

Ehdottomasti tekemällä yhteistyötä. Esimerkiksi messis.fi tapahtumatietojen hallintapalvelu ja Invalidiliiton Esteettömyyskeskus ESKE:n miettimään yhteistyökuvioita. Helsingin palvelukartan esteettömyystietojen hallinta on jo hyvällä mallilla niin sieltä vaan järjestelmistä ja käytännöistä kopiot muihin kuntiin.

Vapaaehtoistoimintaa koordinoivan ei tarvitsisi copy-pasteta tapahtumatietoja (saattajapalvelun) toiminnanohjausjärjestelmään

Oletko vapaaehtoistoimintaa koordinoiva henkilö? Tuleeko joskus tarve organisoida saattajia avuksi tapahtumaan? Ärsyttääkö copy-pasteta tapahtumatiedot toiminnanohjausjärjestelmään?

Vapaaehtoistoiminnan koordinointi sähköistyy kovaa vauhtia. Muun muassa HelsinkiMissio kehittää Clara-toiminnanohjausjärjestelmää vapaaehtoistoiminnan koordinointiin ja veloittaa siitä muilta käyttäjäorganisaatioilta vain ylläpitoon ja kehityskuluihin menevän rahasumman jaettuna organisaatiot (tilanne vuonna 2015). Ensikertaa kun kuulin järjestelmästä niin vaikutti siltä, että järjestelmän kehittäminen on ketterää ja järjestelmään otetaan nopeasti käyttöön ominaisuuksia jotka tehostavat merkittävästi koordinointityötä. Tapahtumatietojen tuonti avoimesta rajapinnasta olisi varmaan sellainen ominaisuus, joka saisi korkean prioriteetin.

Jos tapahtumatiedot tulisivat toiminnanohjausjärjestelmään rajapintojen kautta niin se säästäisi merkittävästi työtä.

Saattajapalvelun käyttäjien törmäyttäminen

Toiminnanohjausjärjestelmä voisi myös mahdollistaa saattajapalvelun käyttäjien törmäyttämisen, jos he niin haluavat. Käyttäjät voivat merkitä joko itsenäisesti tapahtuman kiinnostuksen kohteeksi tai sitten koordinaattorin toimesta. Tätä tietoa hyödyntäen koordinaattori voi kysellä sitten tarkemmin onko kiinnostusta lähteä tapahtumaan tai sitten kiinnostuneet henkilöt voivat itse keskustella tapahtumaan lähdöstä.

Face to face -myyntityötä tekevät hyötyisivät jos myyntitilaisuuden tiedot saisi avoimena tietona/datana avoimen rajapinnan kautta.

Myyntitilaisuuksien tapahtumatiedot avoimena tietona/datana avoimen rajapinnan kautta kasvattaisi merkittävästi pienyrittäjien myyntiä. Työskentelen RAY:n projektissa ikäihmisten parissa ja näen paljon face to face myyntityötä tekeviä yrittäjiä eri palvelukeskuksissa myymässä erilaisia ikäihmisille tarkoitettuja tuotteita kuten kenkiä, laukkuja, pienapuvälineitä ja leivonnaisia. Face to face myyntitapahtumia on siis paljon, mutta mistään ei löydy kattavasti tiedot tapahtumista. Myöskään ilmoituksia sähköpostiin myyntitapahtumista ei pysty tilata keskitetysti määriteltävillä kriteereillä. Tämä vaikuttaa myös omaan työhöni niin, etten kykene helposti tarjoamaan myyntitapahtumien tietoja ikäihmisille edes paperitulosteena. Tietojen koonti vaatisi liikaa käsityötä, joka ei ole mielestäni tätä päivää.

Ratkaisu: Nettipalvelu, josta myyntitilaisuuksien tiedot avoimena tietona

Suomeen tarvitaan kansallinen nettipalvelu, josta saisi myyntitilaisuuksien tapahtumatiedot avoimena tietona/datana avoimen rajapinnan kautta. Nettipalvelun voisi pystyttää yrittäjiä edustava taho esim. Suomen yrittäjät. Kansallisen nettipalvelun kehittäminen maksaisi noin 100 000€ eikä se olisi suuri summa hyötyihin nähden. Jopa yhteiskunta voisi osallistua järjestelmän kehittämiseen verovaroin, sillä rahat tulisivat takaisin parantuneen myynnin verotulojen kautta. Turun kaupunki tarjoaa avoimella lähdekoodilla toteutetun tapahtumatietojen hallintaan tarkoitetun alustan, joka sopisi varmasti tähän tarkoitukseen.

Ikäihmisten omaiset ja apuvälineammattilaiset hyötyisivät

Eikä se, että pelkästään myyjät hyötyisivät vaan esimerkiksi pienapuvälineiden kohdalla ammattilaiset tai omaiset voisivat katsoa missä tietyn apuvälinekaupan edustaja kiertää ja sitä kautta päästä hypistelemään ja sovittamaan apuvälineitä asiakkaiden kanssa.

Kokeilemalla selviäisi

Olisi mielenkiintoista tietää kuinka paljon esittämäni ratkaisu tehostaisi myyntiä. Tämä selviäisi ainoastaan kokeilemalla. Toivottavasti yrittäjien puolesta toimivat tarttuvat tähän ideaan.

—

2.6.2017: Koko artikkeli meni uusiksi, oli niin hätäisesti kirjoitettu.

Lions klubin viestintä ja tiedonhallinta – ratkaisuehdotus vuonna 2016

Minulla tulee täyteen kesäkuussa 2016 kaksi vuotta Lions Club Lempäälä Kanavan jäsenenä. Pistin merkille jo jäsenyyteni alussa, että klubin viestinnässä ja tiedonhallinnassa olisi kehitettävää. Tottakai innostuin mielenkiintoisesta haasteesta, sillä onhan optimointi aina jännää.

Nykyinen viestintä ja tiedonhallinta klubissa

Tällä hetkellä viestintään käytetään sähköpostia ja klubikokouksia. Kummassakin tavassa on omat ongelmansa esim. kaikki eivät yrityksistä huolimatta hyödynnä sähköpostia ja klubikokoukset ovat niin virallisen oloisia, ettei siellä oikein ole mahdollisuutta vapaamuotoiseen keskusteluun.

Tiedonhallinnan osalta toimitaan niin, että dokumentit laitetaan nettisivujen yhteydessä olevaan jäsenille tarkoitetulle osiolle tiedostoiksi. Dokumentit lähetetään myös jäsenille sähköpostilla. Suurin osa tiedonhallinnasta on klubin omissa käsissä paitsi jäsenrekisteriä hallinnoidaan Suomen lions liiton jäsenrekisterijärjestelmässä.

Oppilas avuksi selvittämään erilaisia ratkaisuja

Tiedonhallinnan kehittämiseen liittyvä opiskelijan rekryilmoitus klubin sivulla

Ehdotin klubille, että haetaan opiskelijaa avuksi tekemään selvitystä millaisia erilaisia ratkaisuja on tarjolla. Klubi hyväksyi ehdotukseni, koska selvitys ei sitonut klubia mihinkään. Ilmoitus haasteesta laitettiin klubin kotisivuille ja välitin haasteen myös Tampereen ammattikorkeakoulun rekry kanavaan. Lopulta TAMK:sta löytyi opiskelija, joka oli kiinnostunut ottamaan haasteen vastaan. Ei muuta kuin laitettiin sopimukset kuntoon ja ruvettiin hommiin.

Ensimmäisenä määriteltiin kriteerit ratkaisulle, jotka olivat seuraavat:

  • Ratkaisulle määritelty budjetti max 100€/vuosi
  • Ratkaisu hankitaan palveluna
  • Sähköpostilla ilmoitukset kaikista alustan tapahtumista

Selvityksen tulos

Valitettavasti oppilas ei ollut motivoitunut tekemään selvityksestä kunnon dokumenttia, joten en voi laittaa siihen linkkiä.

Selvityksen perusteella voisi ehdottaa klubille ratkaisuksi tiedonhallintaan Google Drive ja viestintään Google+ palveluun perustettavaa suljettua yhteisöä (Community). Kyseiset palvelut eivät kustanna mitään vaan Google saa katettua kustannukset myymällä käyttäjiin liittyvää tietoa mainostajille.

Ratkaisun hyödyntäminen klubin käytännöissä

Ensiksi klubille kannattaa hakea non-profit Google tiliä.

Dokumentaatio luodaan ja hallinnoidaan Google Drive-palvelussa. Käyttöönoton jälkeen esimerkiksi kokouksissa sihteeri luo suoraan online-tilassa pöytäkirjat Google Drive-palveluun kaikille klubin jäsenille jaettuun kansion. Pöytäkirjojen tarkastamisen jälkeen dokumentti muutetaan tilaan, jossa muutokset eivät ole mahdollisia, mutta kommentit ovat sallittuja.

Viestintää varten luodaan Google+ palveluun suljettu yhteisö. Kaikista yhteisön tapahtumista on mahdollista saada ilmoitus sähköpostiin. Selkein ero tässä perinteiseen sähköpostikeskusteluun on kuitenkin käyttöliittymä Google+ yhteisössä missä keskustelut kohdistuvat aina tiettyyn postitukseen (post).

Ratkaisun ongelma

Suurin ongelma tässä ratkaisussa on, että kaikkien klubin jäsenten pitäisi oikeastaan rekisteröityä Googlen käyttäjäksi ja hyväksyä Google tiliin liittyvät käyttöehdot. Ongelman tästä tekee se, että Google on profiloitunut mediassa, ettei se kunnioita yksityisyyttä joten klubin jäsenten tiedot ovat Googlelle kauppatavaraa.

Isommalla budjetilla tai klubin jäsenen kiinnostuksella ylläpitää avoimen lähdekoodin ratkaisuja voitaisiin välttää mm. Google palveluihin liittyvät ongelmat. Vaihtoehtoisia ratkaisuja olisi paljon ja yksi sellainen voisi olla Owncloud ja Mattermost yhdessä.

Kyllä nykyisilläkin toimintatavoilla pärjää.

Tiedätkö mitä lähistölläsi tapahtuu? Tapahtumatiedot avoimeksi dataksi -ideasta apua.

Nykyisessä työssäni Likioma-projektissa järjestetään tapahtumia ja niitä markkinoidaan erilaisissa medioissa. On kuitenkin todella turhauttavaa syöttää samoja tietoja vähintään kolmelle eri sivustolle kuten harmala-tapahtumat.fi sivulle, Tampereen terveystutka -palveluun, Aamulehden menoinfo -palveluun. Lisäksi tapahtumista pitää luoda tulostettava lista niille henkilöille, jotka eivät käytä sähköisiä medioita eivätkä tilaa lehtiä.
Myös mahdollisten virheiden korjaus on työlästä, kun ensin pitää muistella missä kaikkialla väärä tieto on ja sen jälkeen koittaa korjata väärä tieto. Jossain tapauksissa korjausprosessi on täysin erillinen kuin tapahtumatietojen syöttöprosessi ja vaatii esimerkiksi sähköpostin käyttöä.
Kaikki nämä toimenpiteet vaativat paljon resursseja.

Mikä ihmeen “tapahtumatiedot avoimeksi dataksi” -idea?

Ideana on, että tapahtumatiedot hallittaisiin kootusti yhdessä palvelussa esim. kunnalla nettipalvelu ja tiedot jaetaan hyvin määriteltynä avoimen rajapinnan kautta. Valitettavasti tällä hetkellä netissä ei ole tarjolla palvelua, johon esim. kolmannen sektorin toimija voisi syöttää tapahtumatietoja ja saada ne rajapinnan kautta myös omille sivuille näkyviin. Päätepysäkkejä (palveluita ilman rajapintoja) on kyllä tarjolla mihin tapahtumia voi syöttää.

Vielä kun tuon palvelun (backend) toteuttaisi avoimen lähdekoodin ratkaisuna niin kaikki Suomen kunnat (317kpl) voisivat hyödyntää samaa järjestelmää. Koska järjestelmä hyödyntää yhteisesti määriteltyä tietomallia ja tarjoaa tiedot avoimen rajapinnan kautta niin kunnille riittäisi pelkästään käyttöliittymän (frontend) muokkaukset kunnan ulkoasuun sopivaksi.

Koostin muita hyötyjä alla näkyvään kalvosettiin:

Tämän kappaleen alapuolella näkyvä kuva yrittää kuvata sitä, että tällä hetkellä tapahtuman markkinointi on kuin kaivaisi pikkulusikalla kuoppaa, kun lasin takana olisi 200 000€ hintainen lapio, jolla homma sujuisi resursseja säästäen. Lapio siis olisi se kaivattu markkinointia helpottava työkalu eli tässä tapauksessa tapahtumatiedot avoimeksi dataksi -idea, jonka hintalappu tosiaan olisi 200 000 euroa. Hinta on hieman yläkanttiin (kysytty parilta yritykseltä ns. heittotarjouksia).
Ei paha hinta ratkaisusta, joka palvelisi vähintään viittä miljoonaa Suomen kansalaista.

 

Tikku-ukko kaivaa kuoppaa pienellä lusikalla vaikka lasin takana on kunnon lapio
Tällä hetkellä (2015) tapahtuman syöttäminen usealle sivustolle on kuin pikkulusikalla kaivaisi ns. markkinointikuoppaa, kun taas tapahtumatiedot avoimena datana olisi kuin lapio tähän työhön.

Otakantaa -palvelussa gallup ja kysely

Oikeusministeriön otakantaa.fi palveluun on luotu ”Tapahtumatiedot avoimeksi dataksi – tehokas ratkaisu tapahtumien markkinointiin” -hanke, vaikkei kyseessä ole varsinainen hanke vaan ideaan liittyvän keskustelun mahdollistaminen. 

Yhtenä ideana otakantaa.fi palvelun hyödyntämisessä oli, että sitä käyttäen voisin kokeilla listata ideaa kannattavia toimijoita samalla tavalla kuin [Uusi Lastensairaala 2017 tukijat](http://uusilastensairaala2017.fi/tukijat) sivulla. Valitettavasti otakantaa.fi palvelu ei taivu tarpeeseen ja minulla ei ole resursseja toteuttaa kannattajalistausta samalla tavalla kuin uuden lastensairaalan kohdalla, joten täytyy tyytyä gallupista ja kyselystä saatuihin tuloksiin, joiden perusteella jokin toimija toivottavasti aloittaa ratkaisun toteuttamisen niin, että se palvelee myös kolmatta sektoria.

Ideaa on lobattu jo syksystä 2013 lähtien

Alla kalvosetti, missä kerrotaan mitä on tullut tehtyä Likiomassa ja miten ideaa on lobattu.

Kerätäkseni asiasta kiinnostuneet ihmiset keskustelemaan ideasta perustin myös “Tapahtumatiedot avoimeksi dataksi” Facebook-ryhmän.
Tottakai keskusteluun pitää olla tarjolla myös ns. neutraali keskustelufoorumi sellaisille henkilöille ketkä eivät halua hyväksyä yrityksien käyttöehtoja. Ajattelin, että otakantaa palvelussa hanke olisi sellainen.

Perustin myös määrittelyjen yhteisölliseen tuottamiseen ja koodin jakamiseen Github-palveluun organisaation ja repon: Tapahtumatiedot avoimeksi dataksi repo

Muokattu 4.6.2016: Korjattu linkkejä otakantaa palveluun ja muutoksia tekstiin.