Minulla tulee täyteen kesäkuussa 2016 kaksi vuotta Lions Club Lempäälä Kanavan jäsenenä. Pistin merkille jo jäsenyyteni alussa, että klubin viestinnässä ja tiedonhallinnassa olisi kehitettävää. Tottakai innostuin mielenkiintoisesta haasteesta, sillä onhan optimointi aina jännää.
Nykyinen viestintä ja tiedonhallinta klubissa
Tällä hetkellä viestintään käytetään sähköpostia ja klubikokouksia. Kummassakin tavassa on omat ongelmansa esim. kaikki eivät yrityksistä huolimatta hyödynnä sähköpostia ja klubikokoukset ovat niin virallisen oloisia, ettei siellä oikein ole mahdollisuutta vapaamuotoiseen keskusteluun.
Tiedonhallinnan osalta toimitaan niin, että dokumentit laitetaan nettisivujen yhteydessä olevaan jäsenille tarkoitetulle osiolle tiedostoiksi. Dokumentit lähetetään myös jäsenille sähköpostilla. Suurin osa tiedonhallinnasta on klubin omissa käsissä paitsi jäsenrekisteriä hallinnoidaan Suomen lions liiton jäsenrekisterijärjestelmässä.
Oppilas avuksi selvittämään erilaisia ratkaisuja
Ehdotin klubille, että haetaan opiskelijaa avuksi tekemään selvitystä millaisia erilaisia ratkaisuja on tarjolla. Klubi hyväksyi ehdotukseni, koska selvitys ei sitonut klubia mihinkään. Ilmoitus haasteesta laitettiin klubin kotisivuille ja välitin haasteen myös Tampereen ammattikorkeakoulun rekry kanavaan. Lopulta TAMK:sta löytyi opiskelija, joka oli kiinnostunut ottamaan haasteen vastaan. Ei muuta kuin laitettiin sopimukset kuntoon ja ruvettiin hommiin.
Ensimmäisenä määriteltiin kriteerit ratkaisulle, jotka olivat seuraavat:
- Ratkaisulle määritelty budjetti max 100€/vuosi
- Ratkaisu hankitaan palveluna
- Sähköpostilla ilmoitukset kaikista alustan tapahtumista
Selvityksen tulos
Valitettavasti oppilas ei ollut motivoitunut tekemään selvityksestä kunnon dokumenttia, joten en voi laittaa siihen linkkiä.
Selvityksen perusteella voisi ehdottaa klubille ratkaisuksi tiedonhallintaan Google Drive ja viestintään Google+ palveluun perustettavaa suljettua yhteisöä (Community). Kyseiset palvelut eivät kustanna mitään vaan Google saa katettua kustannukset myymällä käyttäjiin liittyvää tietoa mainostajille.
Ratkaisun hyödyntäminen klubin käytännöissä
Ensiksi klubille kannattaa hakea non-profit Google tiliä.
Dokumentaatio luodaan ja hallinnoidaan Google Drive-palvelussa. Käyttöönoton jälkeen esimerkiksi kokouksissa sihteeri luo suoraan online-tilassa pöytäkirjat Google Drive-palveluun kaikille klubin jäsenille jaettuun kansion. Pöytäkirjojen tarkastamisen jälkeen dokumentti muutetaan tilaan, jossa muutokset eivät ole mahdollisia, mutta kommentit ovat sallittuja.
Viestintää varten luodaan Google+ palveluun suljettu yhteisö. Kaikista yhteisön tapahtumista on mahdollista saada ilmoitus sähköpostiin. Selkein ero tässä perinteiseen sähköpostikeskusteluun on kuitenkin käyttöliittymä Google+ yhteisössä missä keskustelut kohdistuvat aina tiettyyn postitukseen (post).
Ratkaisun ongelma
Suurin ongelma tässä ratkaisussa on, että kaikkien klubin jäsenten pitäisi oikeastaan rekisteröityä Googlen käyttäjäksi ja hyväksyä Google tiliin liittyvät käyttöehdot. Ongelman tästä tekee se, että Google on profiloitunut mediassa, ettei se kunnioita yksityisyyttä joten klubin jäsenten tiedot ovat Googlelle kauppatavaraa.
Isommalla budjetilla tai klubin jäsenen kiinnostuksella ylläpitää avoimen lähdekoodin ratkaisuja voitaisiin välttää mm. Google palveluihin liittyvät ongelmat. Vaihtoehtoisia ratkaisuja olisi paljon ja yksi sellainen voisi olla Owncloud ja Mattermost yhdessä.
Kyllä nykyisilläkin toimintatavoilla pärjää.