Avainsana: tiedonhallinta

Lomakkeiden ja esitteiden yhteiskehittäminen hyödyntäen Git-versionhallintaohjelmistoa

Olen huolissani Raha-automaattiyhdistyksen sekä myös muiden julkisella rahoituksella toimivien rahoittajien avustamien projektien tuotoksien elinkaaresta. Yleensä tuotoksien hyödyntäminen ja päivitys loppuu, kun rahoitus loppuu projektilta tai hankkeelta. Joskus olisi myös mukava osallistua teoksien yhteiskehittämiseen jo projektin ollessa käynnissä. Luulen, että myös rahoittajat olisivat kiinnostuneita yhteiskehittämisestä.

Voisiko Git-versionhallintaohjelmiston käyttö ja GitHub-palvelun hyödyntäminen tarjota ratkaisua teoksien elinkaareen liittyviin ongelmiin?

Git on versionhallintaohjelmisto, joka koostuu suuresta määrästä pieniä komentoriviohjelmia, jotka toteuttavat kukin omia yksittäisiä toimintoja. Git mahdollistaa hajautetun ohjelmiston kehittämisen samalla estäen datan virheellisyyden ja katoamisen hyödyntäen tiedostokohtaisia tarkistussummia.

GitHub-palvelu hyödyntää git versionhallintaohjelmistoa ja tarjoaa käyttäjien projekteille koodivarastojen (repository) hallinnointiin graafisia työkaluja. Käyttäjät voivat luoda joko julkisia tai maksullisia yksityisiä koodivarastoja projekteilleen. GitHubin käyttöliittymä sisältää erilaisia sosiaalista mediaa muistuttavia ominaisuuksia kuten koodivarastojen seuraamisen, muutoksien kommentointi sekä virheiden ja muiden huomioiden raportoinnin koodivaraston yhteydessä olevaan tikettiosioon (issues).

Käytettäessä edellä mainittuja työkaluja ketterästi pitää tuotokset olla lisensoitu sopivalla avoimen tiedon lisenssillä esim. Creative Commons -lisenssillä, jolloin teoksia voi käsitellä lisenssiehtojen mukaisesti eikä tarvitse tulkita tekijänoikeuslakia.

Tiedoston tallennusmuodoksi kannattaa valita pakkaamaton tiedostomuoto esim. LibreOfficesta löytyvä Flat XML ODF Text Document, jonka tunnistaa .fodt tiedostopäätteestä. LaTex ladontajärjestelmän tiedostoja voi myös hallinnoida edellä mainituilla työkaluilla.

Esimerkki case: RAY:n projektin kehittämä arviointilomake

Vaiheet pääpiirteittäin ja kaikkien saatavilla olevilla ohjelmilla:

  1. Luo arviointilomake Libreofficella.
  2. Tallenna esim. .fodt tiedostoksi, muitakin Flat XML tiedostomuotoja on.
  3. Siirrä git-sovelluksella tiedosto GitHubin koodivarastoon (repository). Vaatii käyttäjätunnuksen GitHub palveluun.
  4. Jos haluat tehdä muutoksia arviointilomakkeelle niin hae uusin versio koodivarastosta git-sovelluksella.
  5. Tee muutokset
  6. Siirrä muutettu tiedosto takaisin koodivarastoon.
  7. Kuka tahansa voi kopioida (fork) koodivaraston GitHub-palvelussa
  8. Kehittämistä voi jatkaa rinnakkain eri kehityshaaroissa tai myös yhdistellä kehityshaaroja (pull request)
  9. …

Vaiheet myös täydennettynä kuvakaappauksilla Google Slides palvelussa.

Kuvakaappauksien lähde: https://github.com/markosu/Arviointilomake-RAY-projektin-tyokalu

Mitkä projektit voisivat hyödyntää tätä tapaa?

  • MuistiMike -työkalu
  • Ikäihmisille tieto- ja viestintätekniikan opetusmateriaalia luovat esim. SeniorSurf
  • 6aika avoimet innovaatioalustat
  • KAIKKI JULKISTA RAHOITUSTA SAAVAT

Lions klubin viestintä ja tiedonhallinta – ratkaisuehdotus vuonna 2016

Minulla tulee täyteen kesäkuussa 2016 kaksi vuotta Lions Club Lempäälä Kanavan jäsenenä. Pistin merkille jo jäsenyyteni alussa, että klubin viestinnässä ja tiedonhallinnassa olisi kehitettävää. Tottakai innostuin mielenkiintoisesta haasteesta, sillä onhan optimointi aina jännää.

Nykyinen viestintä ja tiedonhallinta klubissa

Tällä hetkellä viestintään käytetään sähköpostia ja klubikokouksia. Kummassakin tavassa on omat ongelmansa esim. kaikki eivät yrityksistä huolimatta hyödynnä sähköpostia ja klubikokoukset ovat niin virallisen oloisia, ettei siellä oikein ole mahdollisuutta vapaamuotoiseen keskusteluun.

Tiedonhallinnan osalta toimitaan niin, että dokumentit laitetaan nettisivujen yhteydessä olevaan jäsenille tarkoitetulle osiolle tiedostoiksi. Dokumentit lähetetään myös jäsenille sähköpostilla. Suurin osa tiedonhallinnasta on klubin omissa käsissä paitsi jäsenrekisteriä hallinnoidaan Suomen lions liiton jäsenrekisterijärjestelmässä.

Oppilas avuksi selvittämään erilaisia ratkaisuja

Tiedonhallinnan kehittämiseen liittyvä opiskelijan rekryilmoitus klubin sivulla

Ehdotin klubille, että haetaan opiskelijaa avuksi tekemään selvitystä millaisia erilaisia ratkaisuja on tarjolla. Klubi hyväksyi ehdotukseni, koska selvitys ei sitonut klubia mihinkään. Ilmoitus haasteesta laitettiin klubin kotisivuille ja välitin haasteen myös Tampereen ammattikorkeakoulun rekry kanavaan. Lopulta TAMK:sta löytyi opiskelija, joka oli kiinnostunut ottamaan haasteen vastaan. Ei muuta kuin laitettiin sopimukset kuntoon ja ruvettiin hommiin.

Ensimmäisenä määriteltiin kriteerit ratkaisulle, jotka olivat seuraavat:

  • Ratkaisulle määritelty budjetti max 100€/vuosi
  • Ratkaisu hankitaan palveluna
  • Sähköpostilla ilmoitukset kaikista alustan tapahtumista

Selvityksen tulos

Valitettavasti oppilas ei ollut motivoitunut tekemään selvityksestä kunnon dokumenttia, joten en voi laittaa siihen linkkiä.

Selvityksen perusteella voisi ehdottaa klubille ratkaisuksi tiedonhallintaan Google Drive ja viestintään Google+ palveluun perustettavaa suljettua yhteisöä (Community). Kyseiset palvelut eivät kustanna mitään vaan Google saa katettua kustannukset myymällä käyttäjiin liittyvää tietoa mainostajille.

Ratkaisun hyödyntäminen klubin käytännöissä

Ensiksi klubille kannattaa hakea non-profit Google tiliä.

Dokumentaatio luodaan ja hallinnoidaan Google Drive-palvelussa. Käyttöönoton jälkeen esimerkiksi kokouksissa sihteeri luo suoraan online-tilassa pöytäkirjat Google Drive-palveluun kaikille klubin jäsenille jaettuun kansion. Pöytäkirjojen tarkastamisen jälkeen dokumentti muutetaan tilaan, jossa muutokset eivät ole mahdollisia, mutta kommentit ovat sallittuja.

Viestintää varten luodaan Google+ palveluun suljettu yhteisö. Kaikista yhteisön tapahtumista on mahdollista saada ilmoitus sähköpostiin. Selkein ero tässä perinteiseen sähköpostikeskusteluun on kuitenkin käyttöliittymä Google+ yhteisössä missä keskustelut kohdistuvat aina tiettyyn postitukseen (post).

Ratkaisun ongelma

Suurin ongelma tässä ratkaisussa on, että kaikkien klubin jäsenten pitäisi oikeastaan rekisteröityä Googlen käyttäjäksi ja hyväksyä Google tiliin liittyvät käyttöehdot. Ongelman tästä tekee se, että Google on profiloitunut mediassa, ettei se kunnioita yksityisyyttä joten klubin jäsenten tiedot ovat Googlelle kauppatavaraa.

Isommalla budjetilla tai klubin jäsenen kiinnostuksella ylläpitää avoimen lähdekoodin ratkaisuja voitaisiin välttää mm. Google palveluihin liittyvät ongelmat. Vaihtoehtoisia ratkaisuja olisi paljon ja yksi sellainen voisi olla Owncloud ja Mattermost yhdessä.

Kyllä nykyisilläkin toimintatavoilla pärjää.